miércoles, 10 de octubre de 2012

Problemas administrativos que afectan las cobranzas


Muchas veces cuando en nuestro listado de saldos aparecen cuentas vencidas de nuestros clientes es por falla de nuestro sistema administrativo.

Es muy importante tomar las medidas correctivas para solucionarlo, ya que el principal efecto de estos errores es la pérdida del cliente.

A continuación los pasamos a detallar:

a) Según esgrime el cliente nadie lo llama para cobrar, por eso hay facturas vencidas. Muchas veces pasa por la falta de control del departamento de cobranzas o también por culpa del vendedor, ya que aduce que el monto de la deuda es muy chico y la distancia a recorrer para cobrarla es muy larga para que él la gestione personalmente.

b) Mala interpretación de las fechas de vencimiento. Suele pasar que nosotros en nuestra computadora tengamos un vencimiento de 90 días y el vendedor de palabra le dijo que se podía tomar 120 días. Siempre es bueno antes de reclamar deuda vencida preguntar al vendedor que es lo que pasó.

c) No coincide la fecha de factura con la fecha de entrega de nuestro producto, por lo tanto cuando se hace el reclamo, la factura no estaba vencida porque la mercadería fue entregada en una fecha posterior.

d) Realizar las imputaciones de cobro en forma correlativa, sin observar en el recibo el detalle de facturas canceladas, lo que genera diferencia en nuestro saldo de cuenta corriente. Otras diferencias se producen por no mirar el remito cuando hay devoluciones parciales y no hacer las notas de crédito correspondientes. La solución está en hacer las imputaciones de cobro como lo detallan los recibos, que funcione bien el circuito administrativo entre depósito y facturación para hacer las notas de crédito correspondientes y tratar de pedir que los pagos de facturas sean por importes exactos para no complicar el saldo de la cuenta corriente. En el caso que los pagos no coincidan en forma exacta con la cancelación de las facturas, se debe enviar regularmente un resumen de cuenta, para evitar diferencias de saldo. Si deja pasar demasiado tiempo en enviar el resumen, puede complicar en demasía las conciliaciones de cuentas.

e) Se reclama una factura vencida y no fue entregada.

f) Se atrasan los envíos por correo de las facturas a los clientes y cuando llega el vencimiento no las tienen en su poder para poder liquidarlas

g) Se hace un reclamo de una factura vencida y el cliente hace meses que está pidiendo por favor que retiren la mercadería de su depósito porque no era lo que había pedido.


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